דיני הגנת הפרטיות מאפשרים למעסיקים להשתמש באמצעים טכנולוגיים למעקב אחר עובדיהם בעת שהם עובדים מרחוק, תחת מגבלות, באופן סביר, מידתי ולצורך מטרה לגיטימית. כך פרסמה הרשות להגנת הפרטיות, במסמך הסופי, שמפרט, בין היתר, את עמדת הרשות, הנחיותיה והמלצותיה למעסיקים שמעוניינים לעקוב אחר עובדים בעבודה מרחוק. law.co.il מזכיר כי טיוטת המסמך פורסמה בסוף שנה שעברה.

הרשות מציינת כי בשנים האחרונות חלה עלייה במעבר ארגונים למתכונת של עבודה מרחוק, באופן שהוביל מעסיקים לשימוש באמצעים טכנולוגיים למעקב אחר התנהלות עובדים שנמצאים מחוץ למקום העבודה (לרוב בביתם). הרשות מבקשת באמצעות המסמך להבטיח שהמעסיקים יבצעו מעקב זה תוך מתן התייחסות הולמת לפרטיות העובדים.

במסמך, מפרטת הרשות את הסיכונים המרכזיים לפרטיות העובדים בשימוש באמצעי מעקב, כמו איסוף ושמירת מידע אישי ללא הסכמה (במפורש או מכללא), איסוף וחשיפה של מידע רגיש, איסוף ושמירה של מידע עודף (לדוגמה - איסוף ושמירת מידע אודות בני הבית האחרים), סיכון לדלף וזליגת מידע, שימוש לרעה במידע שנאסף, משטור ופגיעה בתחושת השליטה של העובדים. הרשות גם מסווגת במסמך את אמצעי המעקב השונים לפי מידת הפגיעה הפוטנציאלית בפרטיות העובדים:

• אמצעים שאינם פוגעים בפרטיות העובדים - אמצעים טכנולוגיים שנועדו להגבלת התנהלות עובדים בזמן עבודתם מרחוק אך שאינם כרוכים כלל באיסוף מידע עליהם;
• אמצעים שפגיעתם מועטה - אמצעים שכרוכים באיסוף מידע שאינו אישי על התנהלות העובד, שבמסגרתם עלול להיאסף גם מידע אישי מסוים על העובד;
• אמצעים שפגיעתם גבוהה במיוחד - אמצעים שיישומם כרוך באיסוף מידע אישי ורגיש על עובדים, המהווים, במידה רבה, גם אמצעים למשטור העובד. שימוש באמצעים אלו עלול לחרוג גם בהרבה ממה שמתחייב או מותר לפי דין, ויותר רק במקרים חריגים בהם קיימת תכלית מקצועית ספציפית ומידתית.

לסיכום, מפרטת הרשות את עמדותיה והמלצותיה למעסיקים המעוניינים לפקח אחר עובדיהם בעת שהם עובדים מרחוק -

• השימוש באמצעים הטכנולוגיים למעקב חייב להיעשות באופן סביר ומידתי, לצרכי מטרה לגיטימית תוך יידוע העובדים וקבלת הסכמתם לכך, שהיא קריטית לצורך הפעלת האמצעים.
• הסכמת העובדים נדרשת להיות למול המטרה שלשמה נעשה המעקב. בכל הנוגע לאמצעים הכוללים פגיעה גבוהה במיוחד בפרטיות העובדים, מעסיקים אינם יכולים להסתפק ביידוע כללי, ונדרש לפרט בכתב ובשקיפות מוגברת את אופן ביצוע המעקב והשימוש במידע.
• המעסיקים נדרשים להקפיד על כללי אבטחת המידע ועיקרון צמידות המטרה - לא לעשות שימוש במידע לכל מטרה אחרת.
• לאור החשש מזליגת מידע ואיסוף מידע עודף, על מעסיקים להימנע משימוש באמצעי המעקב אחרי שעות העבודה.
• על המעסיקים לבחון חלופות אפשריות לאמצעי המעקב שהם מעוניינים להפעיל ולבחור בחלופה שתפגע הכי פחות בפרטיות העובדים.
• מעסיקים מחויבים לפעול לפי עיקרון צמצום המידע, להימנע מאיסוף ושמירת מידע אודות בני הבית האחרים וכן לבחון את הצורך בהמשך שמירת המידע שבידיהם אחת לשנה.